上周我收到一封电子邮件，邮件能够表达清楚来意，但是邮件的格式让我触目惊心，促使我下定决心写这篇文章简单地说明一下如何正确地使用电子邮件。
以Gmail为例，点击左侧“写邮件”按钮，页面右下角会弹出新邮件窗口，里面有收件人，抄送人，密送人，主题和内容几个部分，很多时候我们还会使用附件发送一些文档。下面我们来看看它们的含义。收件人：这封邮件是讲给谁听的。抄送人：这封邮件需要被谁知悉，抄送人只需要知悉，无须做出任何动作。一般还包括对方的老板和自己的老板，目的是让领导知道大家在做什么，让领导了解项目进展，还能留下沟通记录，明确责任，避免甩锅。密送人：秘密地将邮件发给某人，收件人不会知道这个邮件同时发给了其他人。这种做法在职场中很少使用，并且被认为是不道德的。主题：对邮件内容的简单概括。内容：不必多说，邮件的详细内容。附件：给收件人发送一些word, excel和pdf等文档。
网上也有一些不太严谨的表达，但是非常有意思。比如：1. 收件人是跑腿儿办事的，抄送人是领导监工的。2. 收件人：接下来该怎样你自己看着办噢；抄送人：球踢出去了出什么事情都不关我事了哈。
介绍完了邮件的组成部分，下面我看看职场中书写电子邮件的注意事项：
- 标题一定要写，并且言简意赅
写邮件不写标题是非常不礼貌的，邮件标题应该能够表达邮件的主要内容，并且不宜过长。比如小明发邮件给领导请假，标题可以这么写“小明5月5日请假”，对方通过邮件标题已经能够清楚地了解邮件内容。 - 一封邮件只能有一个主题
Linux设计理念中很重要的一条就是“一个程序只能实现一个功能”，同样地一封邮件也只能描述一件事情，即使两件事情拥有相同的收件人和抄送人也不要写在一起，否则标题要么很长，要么不能表达所有内容，还会让收件人抓不住重点内容，造成困扰。 - 合理地选择
收件人和抄送人
邮件只应该发送给相关的人，否则可能造成信息泄露，也会给不明真相的收件人造成困扰。 - 如何称呼对方？
一般我们写Hi Xxx，Dear Xxx等。如果你想对大家宣布一件事情，可以说Hi All或Dear All。如果你需要某人比如Bob做出某个行动或回复邮件，则需要另起一个段落Hi Bob或Dear Bob写上相对Bob说的话，并确保Bob出现在收件人列表中。 - 给陌生人发邮件时先自我介绍
如果对方不认识你，第一件事应该是表明自己的身份和来意，以示对对方的尊重。 - 邮件正文要把事情说清楚
应该把事情一次性说清楚，说正确。否则过个两分钟再来一封邮件来”补充”或“更正”某些信息，这种行为不够专业，也会让人反感。让收件人看完邮件就能明白你在说什么，他要怎么做，是最重要的原则。必要时我们可以通过1，2，3，4等分段落说明一个复杂的问题，还可以使用大写字母，加粗，加大字号，修改文字颜色等手段让收件人快速抓住重点，但也不宜过多。 - 邮件末尾的祝福语
在邮件的末尾另起一行顶格可以写句祝福语，比如“Best Regards”，还可以表达感谢并祝福，比如“Thanks & Best Regards”。 - 不要忘记附件
发送邮件时最容易忘记的就是附件，时不时就会看到某个邮件中明明提到了“见附件”等字样，但是没有任何附件的情况。推荐在写邮件时先添加附件。 - 附件不宜过大
首先邮箱存储空间是有限的，存放大量附件很容易爆掉。每个人都下载一份拷贝，也不利于修改和协作。另外如果对方在旅行出差中，使用移动网络或者很慢的WiFi，下载一个大文件是很耗时间和金钱的。推荐的方法是发送链接，如果不行应该尽量压缩附件。
回复邮件时也有一些原则，如下：
- 收到邮件后，24小时内必须回复，这是对发件人的一种尊重，如果无法立即准确的答复别人，回复“我将在X天内回复你”也是可以的。
- 回复之前要想想是“回复全部”还是“回复”。有些行政通知类的邮件是发给公司全员的，一定不要“回复全部”。
- 回复邮件时，你发现另外一个人也需要参与进来，你可以把他添加到
收件人或抄送人中，并在邮件中说明“把 XXX，XXX 添加到收件人列表中”，让别人知道有新人加进来。 - 回复邮件时，可以根据邮件内容适当修改邮件标题，不要出现一串“RE: RE: RE:”或“回复：回复：回复：”，现在很多邮件客户端就能自动识别，如果已经有了“RE: ”或“回复：”就不再添加了。
最后再说一个非常非常重要的规则，多检查几遍，不要出现错别字；中文要使用全角标点符号，英文使用半角标点符号，英文的标点符号之后要有一个空格；英文名字首字母要大写等。我注意到很多同事都会犯这类错误。
OK，以上就是写电子邮件时要注意的一些事项。希望各位写的每封邮件都能规范整洁。